领导/客户来访参观接待会议流程安排工作

时间:2021-01-11 作者:小编
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一、职责

1、人事行政部作为参观接待的归口管理部门,负责接待工作的安排和管理,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障。

2、商务部及董秘办作为来宾接待部门,负责配合人事行政部的接待工作,及时提报、反馈来访信息,全程接待来宾参观。

3、安全部作为公司环境安全维护部门,负责维持实验室环境安全。

4、项目管理部及各研发部门负责接待配合工作。

二、参观准备

1、来宾对接部门或公司领导获悉来宾来访通知后,及时传递信息至人事行政部:如因时间紧急,应及时电话通知人事行政部负责人。

2、人事行政部及时了解来宾基本情况,包括来宾姓名、性别、职务、来访具体时间、人数、来访目的和要求。来宾信息由来宾接待部门提供,来宾对接部门应及时将信息反馈至人事行政部。

3、人事行政部收到确切信息后,及时通知各部门负责人。

4、被参观部门根据来宾数量在现场准备相应的白大褂、护目镜及口罩等要求穿戴的防护措施。如参观人数较多,数量不够的情况下,提前一天至仓库申领。

5、参观当日如来宾要求进入实验区域参观,接待人员告知来宾注意事项并穿戴白大褂、护目镜等防护用品。

6、各部门应在来宾到达的前一天对自己部门的实验室按照《实验室卫生管理规范》进行全方面的卫生整理并保持整洁。

7、安全部于来宾来访前一天以及当日前进行全公司的安全、环境及卫生检查。

8、项目管理部保洁员配合各部门进行卫生整理(如地面、玻璃门等保洁员职责范围内的工作内容)

三、会前准备

1、收到会议通知后,首先确认会议要求,准备会议前工作。确定会议出席人数,根据与会人员情况及会议规

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工作。

二、参观准备

1、来宾对接部门或公司领导获悉来宾来访通知后,及时传递信息至人事行政部:如因时间紧急,应及时电话通知人事行政部负责人。

2、人事行政部及时了解来宾基本情况,包括来宾姓名、性别、职务、来访具体时间、人数、来访目的和要求。来宾信息由来宾接待部门提供,来宾对接部门应及时将信息反馈至人事行政部。

3、人事行政部收到确切信息后,及时通知各部门负责人。

4、被参观部门根据来宾数量在现场准备相应的白大褂、护目镜及口罩等要求穿戴的防护措施。如参观人数较多,数量不够的情况下,提前一天至仓库申领。

5、参观当日如来宾要求进入实验区域参观,接待人员告知来宾注意事项并穿戴白大褂、护目镜等防护用品。

6、各部门应在来宾到达的前一天对自己部门的实验室按照《实验室卫生管理规范》进行全方面的卫生整理并保持整洁。

7、安全部于来宾来访前一天以及当日前进行全公司的安全、环境及卫生检查。

8、项目管理部保洁员配合各部门进行卫生整理(如地面、玻璃门等保洁员职责范围内的工作内容)

三、会前准备

1、收到会议通知后,首先确认会议要求,准备会议前工作。确定会议出席人数,根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地,并对会场的各项设施进行认真检查。

2、工作人员要做到以下几点:

2.1仪容仪表:1)着装整洁,不穿拖鞋。2)不要浓妆艳抹。

2.2语言:适时运用“您好”、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。

2.3态度:1)微笑服务,态度诚恳、热情、周到。2)工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。

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